Leitfaden zur Digitalisierung von Einkaufs- und Outsourcing-Prozessen

Projekttitel: 

Leitfaden zur Digitalisierung von Einkaufs- und Outsourcing-Prozessen

Ideengeber*in:

Potenzielle Projektpartner*innen

Wissenschaft / Forschung:

• HTWK Leipzip Professur Supply Chain Management (Prof. Dr. Holger Müller)
• Universität Würzburg , Lehrstuhl für Industriebetriebslehre (Prof. Dr. Ronald Bogaschewsky)
• TU Berlin, Fachgebiet Logistik (Prof. Dr.-Ing. Frank Straube)

Industrie:

• F. Rösch - Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (R. Kurto, Head of Strategy & Coordination, Managing Director BME China)
• Allocation GmbH 
• Bitkom Arbeitskreis E-Logistics & Digital Supply Chain (Dr. Christopher Meinecke, Head of Digital Transformation)
• EEW-PROTEC GmbH (J. Knapp, Geschäftsführer)
• Nefab Group China (D. Kleine Arndt, Managing Director)

Ausgangslage

Die Digitalisierung sowie im Bereich des produzierenden Gewerbes die Industrie 4.0 schaffen neue Möglichkeiten und Effizienzgewinne für Lieferketten. Dies setzt aber voraus, dass diese Optionen ausgeschöpft und Digitalisierungsstrategien richtig angewandt werden. Wie aktuelle Studien (z.B. von Bogaschewsky und Müller "Digitalisierung, Vernetzung, Industrie 4.0 in Einkauf & SCM - Heute und Morgen", 2017) zeigen, erfolgt dies bislang nur bei einer kleinen Anzahl von "Best-Practice" Unternehmen, die üblicherweise zudem Größenvorteile vorweisen. Lösungen existieren zwar in der Theorie, aber ihre Umsetzung erweist sich für kleine und mittelständische Unternehmen oft als zu komplex oder kostspielig. So bestätigen die Ergebnisse der neuesten Umfrage von Bogaschewsky und Müller "Elektronische Beschaffung 2019" die persönliche Beobachtung bei unseren Kunden:

• Es herrscht eine große Diskrepanz zwischen kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) und Großunternehmen (GU) bei der Implementierung von Digitaliserungskonzepten.
• KMU erachten die Notwendigkeit und Bedeutung für den Einsatz von elektronische Tools (E-Tools) als (deutlich) geringer im Vergleich zu GU
• Wenn E-Tools eingesetzt werden, fällt die Lücke zwischen Wunsch und Wirklichkeit bei KMU größer aus, es scheint also nicht nur am Interesse, sondern entsprechende Rahmenbedingungen zu mangeln (s. nächster Punkt)
• Hindernisse für eine weitergehende Digitalisierung laut dieser Studie sind , in abnehmender Positionierung, u. a.:
  • Eine mangelnde interne Datentransparenz und -strukturierung
  • Fehlende/ungenügende Standards
  • Unzureichende interne technische Voraussetzungen 
  • Mangelnde Motivation sowie das Übersehen von Chancen.

Für potentielle Anwender fehlt ein Leitfaden, der die momentanen Best-Practices und Standards für die digitale Abwicklung von Bestellprozessen zeigt. Ein solcher Leitfaden würde die Komplexität der Einführung verringern und somit eine schnellere und günstigere Implementierung ermöglichen. Unser Fokus liegt auf der Standardisierung der technischen Aspekte, da dies momentan eines der größten Probleme für Unternehmen darstellt. Ohne klare Vorgaben bezüglich Daten und Schnittstellen funktioniert eine unternehmensübergreifende, digitale Lösung nicht. Wir wollen unter anderem definieren:

• Welche Daten Minimalvoraussetzung für eine digitale Supply Chain sind
• In welchem Format welche Arten von Daten vorliegen müssen
• Wie diese erfasst werden sollten
• Zu welchen Zeitpunkten sie erfasst werden müssen
• Wie sie ausgewertet werden können
• Welche Schnittstellen zu Lieferanten und Kunden notwendig sind
• Wie ein Data Center zum Zusammenführen der Daten strukturiert sein sollte

Im internationalen Raum existieren verschiedene Normen, die für den Einkaufsprozess herangezogen werden, wie z. B. die ISO 37500, ISO 9000, ISO 19011. Allerdings berücksichtigt keine der Normen die zunehmende Digitalisierung und die daraus resultierenden Möglichkeiten. So werden in der Norm DIN ISO 37500, ein essentieller Leitfaden für den Outsourcing Prozess, weder digitale Lösungen noch digitale Schnittstellen erwähnt. Dies gilt ebenfalls für anderen Normen, wie z. B. die ISO 19011 für das Audit von Managementsystemen sowie die ISO 9000 für Qualitätsmanagement. In der Normlandschaft fehlt also ein wichtiger Leitfaden für Unternehmen zur Implementierung der Prozesse der Industrie 4.0 in den eigenen Einkauf. Die geplante SPEC soll die Norm ISO 37500 um die digitalen Aspekte des Beschaffungsprozesses ergänzen.

Nutzen

Worin liegt das Optimierungspotential?

Die Digitalisierung von Bestellprozessen macht diese effizienter, transparenter und sicherer. Effizienzsteigerungen können vor allem durch die Automatisierung vieler Einzelprozesse erreicht werden, z. B. bei automatischen Nachbestellungen, dem Prüfen von Verfügbarkeiten und der Verkürzung von Durchlaufzeiten durch etwa automatische Erfassung von Daten. Dadurch werden Transaktionen nachvollziehbar und überprüfbar, die Transparenz der Lieferkette steigt. Dies hilft auch bei der Überprüfung und Auswertung von Prozessen und verschafft einen zusätzlichen Wettbewerbsvorteil gegenüber der traditionellen Abwicklung von Bestellvorgängen. Außerdem ermöglicht es eine Überwachung in Echtzeit und steigert dadurch die Sicherheit und Robustheit der Supply Chain. 

Neben einer Effizienzsteigerung der internen Abläufe führen digitale Prozesse ebenfalls zu einer besseren Vergleichbarkeit verschiedener Lieferanten, sodass mit einer Senkung der Einkaufskosten zu rechnen ist. 

Wer profitiert von der Innovation und dem Standard?

Von dem Standard profitieren prinzipiell alle Beteiligten innerhalb der Supply Chain durch geringere Anpassungskosten und Unsicherheit bei Investitionen in Digitalisierung. Unsere Zielgruppe im Speziellen sind KMU, die im Gegensatz zu großen Unternehmen Digitalisierungsprojekte nicht komplett mit eigenem Know-How und internen Standards vorantreiben können. Wir wollen die Einrichtung einer digitalen Lieferkette so vereinfachen und veranschaulichen, dass die Umsetzung für Unternehmen ohne herausragende digitale Kompetenzen umsetzbar wird.

Wie werden die Ergebnisse nach Projektabschluss verwertet?

Angesichts der Dringlichkeit, die Deutsche Industrie auf dem neuesten Stand der Digitalisierung zu bringen, möchte Neuform als digitale Plattform für Auftragsfertigung den Einkaufsprozess digitalisieren und die dabei gewonnenen Erfahrungen in Form eines Standards anderen Unternehmen zur Verfügung stellen.

Skizzieren Sie bitte die europäische/internationale Bedeutung

Auf europäischer und internationaler Ebene existieren keine vergleichbare Normen. Im Rahmen der DIN SPEC sind die Zielgruppe zunächst deutsche KMUs, allerdings kann das Konzept problemlos auf grenzübergreifende Lieferketten angewandt werden. Gerade bei solchen macht eine Digitalisierung Sinn, da sie naturgemäß komplexer und risikoreicher sind als Lieferketten innerhalb eines Landes und eine erhöhte Transparenz, Effizienz und Robustheit noch wichtiger ist.

Bestehen Einreichungsmöglichkeiten bei Europäischen und internationalen Normungsorganisationen (CEN/CENELEC/ISO/IEC)?

Bei CEN und ISO ja, da bislang keine vergleichbaren Standards auf europäischer/internationaler Ebene existieren.

Skizzieren Sie bitte die Markt- und gesellschaftliche Relevanz

Europa liegt bei der digitalen Endkunden-Produkten (bspw. soziale Netzwerke, Online-Services, Software) bereits so weit zurück, dass ein Aufholen unmöglich scheint. Die marktbeherrschenden Unternehmen kommen aus den USA und zukünftig eventuell aus China. Im Bereich der Industrie ist dies zwar (noch) nicht der Fall, aber auch hier müssen sich gerade kleine und mittelständische Unternehmen intensiv mit den neuen digitalen Technologien und ihren Möglichkeiten auseinandersetzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Wir sehen die vorgeschlagene SPEC als Beitrag zur Digitalisierung des deutschen und europäischen Mittelstands, um nicht in diesem Feld ebenfalls den Anschluss zu verlieren.

Kompetenzen und Ressourcen

Unser Geschäftsmodell beinhaltet die Auswahl von Zulieferern im außereuropäischen Raum sowie die Abwicklung von der Bestellung bis hin zum Versand des Produkts zum Kunden. Neuform hat sowohl in Deutschland als auch in China Standorte hat und einen umfassenden Einblick in den operativen Einkauf im internationalen Kontext besitzt. Dadurch liegt eine hohe Kompetenz für die damit einhergehenden Herausforderungen und Risiken bei globaler Wertschöpfung vor. Beim Aufbau des Unternehmens haben wir uns intensiv mit der Standardisierung und Digitalisierung von Einkaufsprozessen auseinandergesetzt. Unser multidisziplinäres Team aus Softwareentwicklern, Ingenieuren und Betriebswirten verfügt über die fachlichen Kompetenzen zur Erarbeitung dieses Themas. Da die Umsetzung dieser Idee große Überschneidungen mit der Kernkompetenz Neuforms aufweist, werden wir ohne Probleme in der Lage sein, die entsprechenden Ressourcen in die Erarbeitung zu investieren.

Standardisierungsscope

Der geplante Standard definiert einen Leitfaden für einen digitalisierten Einkaufsprozess von industriellen Gütern für kleine und mittelständische Unternehmen. In diesem sollen digitale Lösungen und die hierfür notwendigen technischen Anforderungen z. B. die notwendigen Daten oder Schnittstellen für die einzelnen Phasen einer elektronischen Beschaffung aufgeführt werden.