Standardisierung von Lieferantenstammdaten und -bewertungen im Produzierenden Gewerbe

Projekttitel:  Standardisierung von Lieferantenstammdaten und -bewertungen im Produzierenden Gewerbe

Ideengeber*in:

Potenzielle Projektpartner*innen

• Verbände wie der BME (Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik)
• Unternehmen aus dem Produzierenden Gewerbe - insbesondere Verantwortliche aus Einkauf, Produktentwicklung, Qualitätsmanagement – (bestehende Industry List Kunden & Partner)
• Universitäten, Hochschuleinrichtungen (TU Darmstadt, Hochschule Darmstadt, KIT, Goethe Universität Frankfurt)
• Wissenschaftliche Institute mit industriellem Bezug (Deutsche Gesellschaft für Materialkunde e.V.)

Ausgangslage

Dieser Antrag fokussiert sich auf die Standardisierung von Prozessen im und für das Produzierende Gewerbe, welches nach statistischem Bundesamt aus über 193.000 Betrieben* und über 35.000 Verarbeitenden Unternehmen* besteht. Das Produzierende Gewerbe setzt sich aus Unternehmen zusammen, die physikalische Produkte für den B2B- & B2C-Markt fertigen und produktentwickelnde Dienstleistungen anbieten (z.B. Ingenieure, Architekten und Designer). 

(* diese Zahlen setzen sich ausschließlich zusammen aus Betrieben die mehr als 20 Personen beschäftigen)

Im Rahmen der Produktentwicklung physikalischer Produkte in Unternehmen jeglicher Größen spielen neben der richtigen Lieferantenauswahl die Lieferantendatenverwaltung und die Sicherung der Produktqualität eine enorme Rolle, welche bisher über den Einkauf und das Qualitäts- bzw. Risikomanagement sowie die Produktentwicklung verwaltet wurden.

Die zuständigen Abteilungen in Produzierenden Unternehmen (Auftraggeber) müssen in diesem Zusammenhang Informationen zur technischen Dokumentation, aber auch hinsichtlich Lieferantenselektion und -bewertung einholen. Jede dieser Abteilungen hat individuelle Anforderungen, welche Informationen benötigt werden und welchen Mehrwert diese haben. Allerdings werden unternehmensinterne Richtlinien, sofern vorhanden und formuliert, nicht abteilungsübergreifend vereinheitlicht oder geteilt.

Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) stehen vor der Herausforderung, aufgrund knapper Personalressourcen und unvollständigen Datensätzen ein Lieferantenmanagementsystem aufzubauen und nachhaltig zu pflegen. 

In einer Umfrage zum Thema (digitaler) Einkauf wurden die geringe Datenqualität, die fehlende Qualifikation von Mitarbeitern, der mangelnde Zugang zu relevanten Daten und fehlende analytische Methoden als größte Herausforderungen identifiziert (Quelle: Digital Procurement Study 2017 – PWC).

Für kleine und mittelständische Unternehmen ist die Überwindung dieser Herausforderungen gleichbedeutend mit aufwendigen und kostenintensiven Prozessen. Zudem wiederholen sich die Informationsbeschaffungsmaßnahmen der einzelnen Abteilungen. Diese sind selten ganzheitlich und werden zudem von den Abteilungen autark und oftmals ohne Absprache durchgeführt.

Die nicht einheitlichen, teils variierenden, betriebsinternen Richtlinien der Unternehmen aus dem Produzierenden Gewerbe führen dazu, dass Fertigungsbetriebe (Lieferanten) regelmäßig vor der Herausforderung stehen, Auskünfte nach unterschiedlich definierten Kriterien für Auftraggeber bereitzustellen. Dies führt dazu, dass jede Auskunft ein Einzelfall ist und dadurch ein hoher Arbeits- und Zeitaufwand für die Bereitstellung der angefragten Informationen entsteht. Das Ergebnis sind hohe Kosten auf beiden Seiten für einen Informationsaustausch, welcher einheitlich und standardisiert sein sollte.

Im Folgenden werden die gängigen Informationen von Fertigungsbetrieben (Lieferanten) den relevanten Abteilungen des Produzierenden Gewerbes (Auftraggeber) zugeordnet.

Informationen zur Lieferantenauswahl für die Produktentwicklung, Einkauf und Disposition

Unternehmensinformationen

• Standort / Standorte
• Bonität
• Jahresumsatz
• Mitarbeiterzahl
• Auditierungen
• Zertifizierungen
• Belieferte Branchen
• Logistiksysteme
• Logistische Abwicklung (IncoTerms)
• Geschäftsbedingungen
• Zahlungsbedingungen
• Geschäftszeiten 

Fertigungsfähigkeiten

• Bauteilvolumen
• Fertigungsverfahren
• Materialien
• Stückzahlen
• Absatzformen
• Toleranzklassen
• Konformitäten (Produktion & Erzeugnisse)
• Auslastung / Produktionskapazitäten

Zusätzliche Dienstleistungen

• Prüfungen
• Werkzeugherstellung
• Messungen
• Entwicklung
• Baugruppenfertigung
• Montage
• Logistik

Innovationspotenzial (wenn zutreffend)

• Patente (Verfahrens- & Erzeugnispatente)
• Schwerpunkt einer F&E-Abteilung
• Förderprojekte (BMBF/BMWi)

Die beschriebenen Informationen bilden die Grundvoraussetzung für einen standardisierten Austausch zwischen Produzierenden Unternehmen (Auftraggeber) und Fertigungsbetrieben (Lieferanten) sein.

Informationen und Kriterien (Faktoren) zur Lieferantenbewertung für Einkauf, Qualitäts- Risikomanagement, Disposition, Produktentwicklung, Technische Redaktion

Kommunikative Faktoren

• Lieferantenbezogene (technische) Dokumente
• Vollständigkeit der Dokumente/Dokumentation
• Bezugspersonen
• Lieferantenbeziehung
• Informationsaustausch
• Planungshorizont

Qualitätsfaktoren

• Bauteilqualität / Genauigkeit
• Reklamationsquote
• Liefertreue
• Qualitätsbeständigkeit

Dienstleistungsfaktoren

• Leistungen (siehe Informationen zur Lieferantenselektion)
• Korrekturbereitschaft
• Innovationsfähigkeit (siehe Informationen zur Lieferantenselektion)
• Logistische Strukturen (siehe Informationen zur Lieferantenselektion)
• Leistungsfähigkeit

Kaufmännische Faktoren

• Preise
• Beauftragter Umsatz

Unternehmerische Faktoren

• Risikopotenzial
• Auftragsstatus
  (potenzieller Lieferant / unqualifizierter Lieferant / aktueller Lieferant / etc…)

Die oben beschriebenen Informationen werden in der Regel im Laufe der Auftragsabwicklung von Produzierenden Unternehmen (Auftraggeber) bewertet, um Fertigungsbetriebe (Lieferanten) und deren Leistungen, auch im Vergleich mit anderen Fertigungsbetrieben (Lieferanten), einschätzen zu können.

Alle aufgeführten Informationen werden zum aktuellen Zeitpunkt aufgrund fehlender Standardisierung erst auf Anfrage und unvollständig eingeholt. Des Weiteren sind ERP (Enterprise-Resource-Planning) und SRM (Supplier-Relation-Management) Systeme nicht auf die Hinterlegung dieser Daten ausgelegt, weshalb die Informationen nach individuellen Anforderungen, u. a. auf externen Datenbanken (wie z. B. Excel-Tabellen), gespeichert und erweitert, aber nicht kontinuierlich aktualisiert werden und nur einer geringen Anzahl an Mitarbeitern zur Verfügung stehen.

Nutzen

Ziel ist es, Probleme bei der Informationsbeschaffung zwischen Produzierenden Unternehmen (Auftraggeber) und Fertigungsbetrieben (Lieferanten) zu reduzieren. Zudem sollen Produktentwickelnde Unternehmen auf Bewertungskriterien zurückgreifen können, mit denen sie Lieferanten nach dem gleichen Prinzip, d.h. mit Hilfe der gleichen Kriterien, bewerten und vergleichen können.

Durch die Bereitstellung einer Informationsrahmenstruktur / Standardisierung können Informationen zwischen Produzierenden Unternehmen (Auftraggeber) und Fertigungsbetrieben (Lieferanten) vollständig, effizient und schnell ausgetauscht werden. Fertigungsbetriebe (Lieferanten) können von nun an ein einziges Dokument, welches alle relevanten Informationen für einen effizienten Austausch mit Auftraggebern enthält, erstellen und pflegen.

Somit können Fertigungsbetriebe Anfragen der Produzierenden Unternehmen (Auftraggeber) effizient beantworten und eine für alle Abteilungen vollständige Lieferantenselbstauskunft bereitstellen.

Produzierende Unternehmen (Auftraggeber) erhalten einen effektiven Zugang zu allen relevanten Informationen und können zudem ihr eigenes Lieferantendatensystem mit wesentlich weniger Aufwand verwalten und das Leistungsangebot sowie die Bewertungen einzelner Zulieferer miteinander vergleichen.

Die hinterlegten Informationen können über digitale Schnittstellen übertragen werden und ermöglichen es Unternehmen diese in Echtzeit zu teilen.

Die Industry List GmbH entwickelt hierzu eine cloudbasierte Plattform, die es Fertigungsbetrieben (Lieferanten) ermöglicht, ein umfangreiches digitales Profil ihres Unternehmens und den damit verbundenen Dienstleistungen zu erstellen, welches der hierin vorgeschlagenen Standardisierung entspricht.

Produzierende Unternehmen (Auftraggeber) können über die Plattform Informationen über Fertigungsbetriebe (Lieferanten) einsehen und betriebsintern lieferantenbezogene Bewertungen verknüpfen. Dadurch erhält das Unternehmen die Möglichkeit, alle relevanten Informationen mit Lieferantenbezug abteilungsübergreifend zu teilen.

Fertigungsbetriebe müssen von nun an ihr Profil bzw. ihre Leistungen auf der Plattform nur noch aktualisieren. Änderungen sind dann sofort für Unternehmen aus dem Produzierenden Gewerbe sichtbar und aktuell.

Worin liegt das Optimierungspotential?

Die Optimierung liegt in der Standardisierung von Informationen, die zwischen Fertigungsbetrieben und Auftraggeber aus dem Produzierenden Gewerbe ausgetauscht werden. Zudem ermöglicht diese eine einheitliche Definition von Bewertungskriterien für einen objektiven Vergleich von Lieferanten. Dadurch kann der Zeitaufwand für die Lieferantenverwaltung, -bewertung und -dokumentation erheblich reduziert werden. Des Weiteren wird die Kommunikation für Auftragsvergaben erleichtert und bei passenden Anforderungen beschleunigt.

Wer profitiert von der Innovation und dem Standard?

Produzierende Unternehmen (Auftraggeber) und Fertigungsbetriebe (Lieferanten) profitieren gleichermaßen von einem geringeren administrativen und kommunikativen Aufwand und der erheblichen finanziellen Einsparung durch reduzierte und beschleunigte Arbeitsprozesse.

Wie werden die Ergebnisse nach Projektabschluss verwertet?

Die neuen Spezifikationen dienen als Grundlage für alle Unternehmen, die im Rahmen der DIN ISO 9001:2015 (Kapitel 8.4 Lieferantenbewertung) ein Qualitätsmanagementsystem implementieren. Darüber hinaus dienen sie als Kommunikationsstandard für den Informationsaustausch zwischen Produzierenden Unternehmen (Auftraggeber) und Fertigungsbetrieben (Lieferanten).

Skizzieren Sie bitte die europäische/internationale Bedeutung

Die beschriebene Ausgangslage besteht in nationalen sowie internationalen Betrieben. Durch die Standardisierung lassen sich Leistungen und Bewertungskriterien auch auf internationaler Ebene sprachlich und inhaltlich leicht übertragen, was länderübergreifende Geschäftsbeziehungen fördert.

Bestehen Einreichungsmöglichkeiten bei Europäischen und internationalen Normungsorganisationen (CEN/CENELEC/ISO/IEC)?

Aufgrund der internationalen Bedeutung der Problematik besteht ein erhöhtes Interesse daran, die Standardisierung als DIN und ISO Norm einzureichen.

Skizzieren Sie bitte die Markt- und gesellschaftliche Relevanz

Durch den effektiven Prozess der Informationsdarstellung profitieren Unternehmen vor allem durch die Zeiteinsparung bei der Informationsbeschaffung. Die Bereiche Entwicklung, Einkauf, Qualitätsmanagement und Vertrieb können sich auf andere Aufgaben konzentrieren. Neben einer vereinfachten Lieferantensuche, Bewertung und Dokumentation, kann die Produktentwicklung und anschließende (Markt-)Einführung von Produkten beschleunigt werden.

Kompetenzen und Ressourcen

Das Team von Industry List, bestehend aus Patrick Biermann, Jonathan Meier und Maik Schwarz, entwickelt seit Mai 2018 eine Plattform für Produzierende Unternehmen, die auf der Suche nach Fertigungsbetrieben (für Bauteile nach Zeichnung) sind.

Die Gründer haben für ihr innovatives Vorhaben das EXIST-Gründerstipendium des BMWi erhalten und arbeiten seither Vollzeit an der Plattform. Das Team konnte bereits bei mehreren B2B Startup-Wettbewerben überzeugen und sich eine Anschlussfinanzierung für die Weiterentwicklung und den Markteintritt sichern. Ziel der Plattform ist es, Produktentwicklern und Einkäufern eine schnelle und effektive Lieferantenverwaltung und -suche zu ermöglichen.

Während der Recherchephase hat das Team von Industry List in enger Zusammenarbeit mit Pilotkunden eine Bedarfsanalyse erstellt. Die Ergebnisse zeigen, dass es an Lösungen für eine effektive Lieferantendatenverwaltung mangelt und es keinen einheitlichen Standard für den Informationsaustausch zwischen Produzierenden Unternehmen und Fertigungsbetrieben gibt.

Durch die gemeinsame Arbeit mit Pilotkunden aus der Industrie (Verarbeitendes Gewerbe, Maschinenbau) sowie zahlreichen Produktentwicklern, Einkäufern und Qualitätsbeauftragten, bestehen valide Marktkenntnisse, Erfahrungen und Ansprechpartner, welche die Standardisierung von Lieferanteninformationen und Lieferantenbewertungen des Verarbeitenden Gewerbes ermöglichen.

Da die beschriebene Standardisierung zur Qualität der Plattform und dem Kundennutzen beiträgt, ist es das Ziel des Industry List Teams, die aufgeführten Arbeitspakete innerhalb der eigenen Entwicklungsziele voranzutreiben.

Zu den Personen:

Patrick Biermann (33) hat Angewandte Mechanik an der Technischen Universität Darmstadt studiert und mehrjährige Erfahrung als Projektentwickler von EU-Forschungsprojekten im Bereich Photonik. Hierzu gehörte die Antragstellung, die Ausarbeitung der Projektziele und Koordination der Forschungsarbeiten innerhalb des Unternehmens. Gemeinsam mit Jonathan Meier arbeitete Patrick Biermann als Produktentwickler bei einer Lichttechnik-Firma und war zuständig für die Qualitätssicherung der Bauteile und Produkte.

Jonathan Meier (33) hat Industriedesign an der Hochschule Darmstadt und der Kyushu University in Fukuoka (Japan) studiert. Nach zahlreichen Praktika in den Bereichen Produktentwicklung, Materialherstellung & -verarbeitung, Architektur & Design, hat Jonathan Meier sechs Jahre als Produktentwickler bei einer Lichttechnik-Firma gearbeitet. Zu seinen Aufgaben gehörte, neben der Entwicklung von projektbezogenen Produkten und kompletten Leuchtenserien, die technische Dokumentation und Konformitätserklärung nach Europäischen Richtlinien (CE). In diesem Zeitraum hat Jonathan Meier als Mit-Erfinder mehrere Patente angemeldet und gesetzt.

Maik Schwarz (38) bringt durch sein Studium der Politikwissenschaft und seiner Forschungsarbeit in Benin die Fähigkeit ein, nützliche Daten wissenschaftlich-analytisch auszuwerten und aufzubereiten. Dieses Wissen setzte er bei der Konzernsicherheit der Deutschen Lufthansa AG um, indem er sensible Daten des Auswärtigen Amtes auswertete und zur Evaluierung in Krisensitzungen präsentierte.

Maik Schwarz hat als Business Development Manager beim deutschlandweit größten Institut für Pathologie Prozessketten nach Lean Prinzipien optimiert und die Erstellung von Statistiken basierend auf Ärztedatenbanken erstellt.

Im Zuge der Entwicklung der Industry List Plattform hat er zudem eine Projektleiter (IHK) Ausbildung erfolgreich abgeschlossen.

Standardisierungsscope

Der geplante Standard definiert Anforderungen an:

1. Informationen, die zwischen Fertigungsbetrieben (Lieferanten) und Produzierenden Unternehmen (Auftraggeber) zur Auftragsvergabe, Entwicklung, Dokumentation, Bewertung und Qualitätssicherung, ausgetauscht werden.
   
   
2. Einheitliche Bewertungskriterien von Dienstleistern aus dem Verarbeitendem Gewerbe.

Im ersten Schritt sollen die bisher erarbeiteten Informationsklassen (Lieferantenselbstauskunft, Lieferantenbewertung, Lieferantendokumentation) standardisiert werden. Im Anschluss wird der Umfang entsprechender Kennzahlen/Werte ausgearbeitet und ebenfalls spezifiziert. Einige der Kennzahlen/Werte können aus bereits bestehenden Normen/Standards (DIN 8580 – Fertigungsverfahren, Incoterms, eCl@ss) abgeleitet werden. Durch das Erstellen einer Norm können alle betroffenen Unternehmen/Abteilungen und Mitarbeiter Prozesse integrieren, die zur Verbesserung der Lieferantenqualität und einer Reduzierung von Produktionsrisiken dienen.

Da die beschriebenen Herausforderungen in allen Produzierenden und Verarbeitenden Unternehmen bestehen, ist eine Standardisierung von höchster Relevanz. Allein durch die Vereinheitlichung und Vergleichbarkeit von Informationen und deren Werten, wird die Bereitstellung der Informationen in digitaler Form eine wesentliche Rolle zur Weiterentwicklung des Beschaffungs- und Qualitätsmanagements in der Industrie beitragen.